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Así automatizamos el ingreso de nuevos colaboradores 💻

Manuel Tuero

29 March, 2021 - 5 min read

Motivación

Al igual que gran parte de todo lo que hacemos en BlackBox Vision, BBV Hirings nació luego de descubrir que teníamos una necesidad puntual: optimizar el proceso de onboarding para nuevos colaboradores que ingresaran a la empresa.

Los comienzos

Al principio cuando éramos solo los 3 founders nos manejábamos de manera bastante informal y sin un proceso. Solíamos enviar un mail indicando qué datos necesitábamos de aquella persona a la que le íbamos a dar el alta.

Datos como por ejemplo, nombre y apellido, dirección actual, foto del frente y dorso del DNI, etc. Información sensible y que estábamos manipulando nosotros.

A veces nos olvidábamos cuales eran los campos requeridos y teníamos que revisar entre los mails anteriores para acordarnos. Como se habrán dado cuenta, no era algo que escalara en el corto plazo.

El primer Form

Por ese motivo decidimos agrupar estos campos en secciones y automatizar este primer proceso mediante la creación de un Google Form.  Evitando así los problemas mencionados.

El primer form

Nos pareció que la idea estaba buena y de pronto comenzamos a diseñar e implementar el formulario. Nos llevó 2 días implementarlo y fue un poco más costoso de lo que pensamos. Ya que queríamos adaptarlo en función de varias condiciones, algunas medio rebuscadas, como por ejemplo: agregar N familiares a cargo para la parte de obra social implicaba tener una sección por cada familiar. Obligándonos a tener un máximo de secciones para posibles familiares.

Agregar familiares

Además el diseño era bastante estándar, pero bueno, pudimos cumplir con el objetivo de automatizar el proceso y enviar el form para los primeros ingresos 🙌. Estábamos bastante contentos con el resultado.

¿Y si vamos por mas?

La mayoría de nuestros colaboradores completaron este Form y el feedback que nos dieron fue en su mayoría positivo, pero como somos muy inquietos dijimos: “¿por qué no ir un pasito más allá?”.

Creemos en el dicho que dice que el primer día de un trabajador determina en gran medida como terminará viendo a la empresa y si ésta satisface o no sus expectativas. Por lo que tratamos de tener en cuenta cada detalle, incluso que el completar un formulario sea lo menos denso posible. Y ese fue el trigger para comenzar con el proyecto BBV Hirings.

La arquitectura

Para una primera versión propusimos construir una aplicación web que muestre un formulario custom. Tomando el anterior Google Form como punto de partida, pero simplificando  y unificando aquellas secciones que quedaban raras.

El funcionamiento del sistema lo pensamos de la siguiente manera:

  1. El nuevo colaborador recibe un link a la aplicación web
  2. Completa sus datos en el formulario y son validados por éste
  3. Los datos se envían al backend creando un nuevo colaborador en nuestra base

Las tecnologías que usamos fueron NextJs (React framework), la API de Google Drive y la API de Google Spreadsheets.

El equipo

¿Quiénes mejores para llevar a cabo la creación de un nuevo form que aquellos que usaron el original?. Delfina Caradonna, Nahuel Berg, Gabriela Tapia y yo fuimos los encargados de hacerlo realidad.

El proceso

Análisis

Lo primero que hicimos fue analizar el funcionamiento del Google Form que ya teníamos y determinar los puntos de mejora para luego bajarlos a requerimientos funcionales. En esta primera etapa fue donde participé un poco más ayudando al equipo en las definiciones generales como por ejemplo armado del backlog, elección de tecnologías, seguridad, arquitectura de la solución e infraestructura.

Diseño

Luego comenzamos con el diseño, que fue el resultado de una gran colaboración entre todos los miembros del equipo. Cada uno aportó ideas y estuvo en calls con nuestra Stakeholder Brenda Salas (Administrative Officer), quien nos daba feedback y ayudaba a mejorar el sistema.

Partiendo de un boceto inicial terminamos con algo realmente bonito y funcional:

Paso 2 - Alta en AFIP (mobile)

Paso 4 - Datos médicos (Desktop)


Desarrollo

La implementación en el frontend fue realizada por Delfina, quien logró hacer que el sitio se viera genial y sea rápido tanto en desktop como en mobile. Además de validar todos los datos ingresados.

La integración con las APIs de Google y la creación de nuevos colaboradores en el backend fue obra de Nahuel, quien investigó los requisitos necesarios para lograrlo y brindó esa automatización que tanto necesitábamos.

La gestión del proyecto estuvo a cargo de Gabi, quien además realizó el diseño en Figma para mobile, propuso mejoras en la UX del sistema, participó del testing en desktop y mobile y mantuvo siempre motivado al equipo.

Y yo ayudaba al equipo en la averiguación de cuestiones relacionadas con las tecnologías, dando feedback y participando en la planificación de fechas.

Aprendizajes

Considero que fue un proyecto muy lindo y desafiante en donde todos pudimos aprender algo, por eso no quería dejar pasar la oportunidad de que lo contemos:

“Participar en Hirings fue y sigue siendo un gran desafío para mi. Me dio la posibilidad de adquirir un montón de conocimientos técnicos y herramientas que me van a ser útiles en futuros proyectos y a poner en práctica lo aprendido durante el training. De a poco empecé a desarrollar la capacidad de investigar por mi cuenta lo que no sé, a volverse más independiente en las tareas asignadas y a no frustrarme cuando algo no me sale y avanzar con otras cosas. La buena onda y comunicación del equipo también sumó mucho en el día a día para que el proyecto esté quedando tan lindo. De Hirings me voy a llevar un montón de cosas útiles, consejos y puntos para seguir trabajando a futuro, está siendo una muy buena experiencia :)” - Delfina Caradonna, Frontend Developer

“El proyecto de Hirings fue desafiante, y a su vez, entretenido. Para el diseño UX/UI de las versiones de desktop y mobile se utilizó Figma. En mi caso, estuve apoyando al equipo con las pantallas en mobile.  Me llevo el aprendizaje de las librerías compartidas  y la implementación de plugins para ciertas secciones de las pantallas como los steppers. Hubo mucha participación del equipo en el proceso del diseño, ya que se compartían los puntos de vista en las Dailies Scrum y mucha, pero mucha, buena predisposición y colaboración de todo el equipo. Fue una experiencia súper enriquecedora.” - Gabriela Tapia, Digital Project Manager

“Este proyecto fue muy interesante y desafiante para mí. Usé cosas que nunca antes había usado, entre ellas: APIs de Google como Drive y Sheets, API Routes de NextJS, y Apicurio Studio. Me gusta mucho aprender cosas nuevas, y haber tenido la oportunidad de formar parte de un desarrollo con todas estas herramientas me pone muy contento y me motiva a seguir aprendiendo. Además, la organización y comunicación constante con el equipo fueron claves para ayudarnos entre todos y desbloquearnos lo antes posible, lo que agiliza mucho todo el desarrollo. Estoy feliz de haber formado parte del equipo y espero que surjan más proyectos así!” - Nahuel Berg, Backend developer

Próximos pasos

Al día de hoy estamos muy cerca de salir a producción. Y esperamos que para mediados del mes de Abril los nuevos colaboradores que ingresen ya puedan utilizar este nuevo sistema y nos den su feedback para que sigamos mejorando la experiencia de quién se sume a nuestro equipo 😄.


Manuel Tuero

I'm CTO and co-founder of BlackBox Vision. I consider myself a passionate and constant person who likes challenges and help other people.

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